以前、マンツーマンセミナーにご参加いただいた受講者の方から、複雑なマクロが組まれたエクセルファイルを見せていただきました。

イメージとしてはこのような形です。


※実際に見せていただいたものとは異なります。

例として提示したこちらのエクセルファイルは、[明細書]シートに必要なデータを入力し、「書類作成」ボタンを押すだけで、各社員の退職金を計算したシートが自動生成・印刷されるというマクロが組まれたものです。

本来であれば、規定のセルにひとつずつデータを入力しなければならなかったはずの、この作業。
10名20名分であればなんとか手作業でも対応できそうですが、100名分ともなれば大変です。

一方、マクロを使えば、整備しておいたデータの必要分をコピー&ペーストするだけ。

10名分だろうが100名分だろうが、あとはマクロが自動で書類を生成・印刷してくれるのです。

受講者の方から見せていただいたエクセルファイルのマクロも、これと似たような動作をするものでした。

 

こんなに便利なものがあるなら、わざわざ私が相談に乗る必要はなかったのでは？

そう思いましたが、実は、このエクセルファイルに大きな問題が起きていたのです。

 

マクロは業務の変化に応じて適宜メンテナンスしなければならない

その問題とは、マクロで自動生成される書類の項目・レイアウト変更でした。

しかし、その変更に対応できる方がいなかったため、問題がブラックボックス化してしまっていたのです。

マクロのメンテナンスには専門知識が必要で、誰しもが対応できることではありません。

マクロを組んだ方が退職してしまい、いざメンテナンスが必要となったときに対応できずにいると、結局手作業に戻さなければならない可能性も出てきてしまいます。

 

マクロは便利な存在ではあるものの「万能選手」ではない

たしかに、マクロは非常に便利な存在です。
人の手では限界のある作業であっても、マクロであれば、ファイルの作成や計算、印刷などもすべて自動で行ってくれます。

しかし、マクロの組み方によっては、項目やレイアウト変更の際に柔軟な対応ができなかったり、マクロの知識がある人がいなくなることで運用が成り立たなくなったりと、弊害も大きいのが事実です。

実際、こうしたマクロのブラックボックス化に困っているという事例は数多くあります。

 

私自身、マクロの制作代行を請け負っていた時期があるため、マクロのすべてを否定するわけではありません。

しかし、研修でマクロが必須スキルとされる現在の傾向には、少し疑問を感じます。
なぜなら、エクセルの機能自体が大きく進化しているため、マクロを必修せずともいい状況になりつつあるからです。

マクロは負の側面も大きいですから、何かしらの問題が起こり、ある日突然ファイルが使えなくなってしまった。そんな事態も起こりかねません。

エクセルの機能だけでまかなえるのであれば、そちらを優先した方がよほど安定した運用が望めると思います。

 

それでも「どうしてもマクロを活用したい」という場合は、マクロは必ずしも万能選手ではない、ということを念頭に置いておくようにしてくださいね。

 

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冒頭でご紹介した受講者の方も、このセミナーをご活用いただき、問題を解決されていました。

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