「ピボットテーブル」をご存知ですか？

エクセルのメイン機能のひとつですが、これ、意外と使ったことのない方も多いんです。
すでに使っている方からしたら「もったいない！」の一言ですよね。

そう、このピボットテーブルは、本当に便利な機能なんです。
それに、実は設定も驚くほど簡単。

聞き慣れない名前のせいで「食わず嫌い」しているのはもったいない！

今回は、そんなピボットテーブルについておまとめしました。

 

ピボットテーブルとは

ピボットテーブルとは、エクセルの集計機能のひとつ。

ピボットテーブルを使えば、大量のデータをもとに、さまざまな集計や分析を行うことが可能になります。
元となるデータには、以下のキャプチャのように、一覧表の1行目に項目名を入れておきましょう。



ピボットテーブルを使えば、
・項目別の集計
・数千行もあるデータの集計
・2つの項目をかけ合わせた「クロス集計」
などの複雑な処理も、たった数クリックだけで簡単に行えるようになります。

 

ピボットテーブルの作り方

それでは、実際にピボットテーブルを使った集計の例を見てみましょう。

元となるデータは、先程の段落で例に使ったものを流用します。



ピボットテーブルの作り方は実に簡単です。

ピボットテーブルで集計したいデータをすべて選択し、エクセルの「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択するだけ。
設定を確認して（特にこだわりがなければデフォルトのままで構いません）から「OK」を押せば、簡単にピボットテーブルが作成されます。



とはいえ、作成したばかりのシートは真っ白で、よく分からない説明が書かれているだけ。
この状態のピボットテーブルを見て「？？？」となり、ピボットテーブルの活用を諦めた方も多いかもしれませんね。



でも、使い方さえ分かれば、あとはとっても簡単！
レポート作成のために必要なのは、ドラッグ&ドロップ操作だけ。
わずか数ステップだけで、数千行のデータをきれいなレポートにまとめることができるんです。

 

ピボットテーブルでレポートを作ろう！

ピボットテーブルでレポートを作るには、画面右端にある「ピボットテーブルのフィールド」を使います。



「ピボットテーブルのフィールド」には、下記の5つのウィンドウが表示されています。

・項目（元データの1行目に入力した「項目名」が表示）
・フィルター
・列
・行
・値

レポートは、この「項目」をその他の4ウィンドウにドラッグ&ドロップするだけで簡単に作成できます。

例を見てみましょう。

「店名」ごとに「売価」「数量」を集計したい場合、
・「店名」を行ウィンドウに
・「売価」と「数量」を値ウィンドウに
それぞれドラッグ&ドロップします。

すると、一瞬で目的のレポートができあがります。



「店名」×「カテゴリ名」を組み合わせたクロス集計も簡単に作成できます。

・「店名」を行ウィンドウに
・「カテゴリ名」を列ウィンドウに
・「売価」を値ウィンドウに



あとは、セルの表示形式やデザインを整えれば、レポートの完成です。



値に入れた項目は「合計」だけでなく「平均」なども選択できますよ。

このように、ドラッグ&ドロップだけで簡単にレポートが作成でき、項目の入れ替えや並び替えも簡単にできるのが、ピボットテーブルなのです。

 

ピボットテーブルがうまく使えない……その意外な理由とは

そんなピボットテーブルですが、実務でうまく使えないという方も多いんです。

操作方法は分かっている。
なのに、なぜうまく使えないのでしょうか？

それは、使っている「元データ」に問題がありました。

・元データの作り方が不適切
・明細に小計行が入っている
・項目名が不適切　etc…

これらの原因にお心当たりはありませんか？

 

ピボットテーブル習得のために、その「使い方」をレクチャーしてくれるウェブページやセミナーは数多くあります。

しかし、実は、ピボットテーブルを真に使いこなすためには「元データ」を適切に作ることこそが大事だったのです。

 

もっとピボットテーブルを使いこなしたい方にオススメのセミナー

今回ご紹介したように、ピボットテーブルの基礎から上級者向けテクニックまで、広く学べるセミナーを開催しております。

ピボットテーブル自体の使い方はもちろん、意外とつまづきがちな元データの作り方も詳しく学んでいただけますよ。

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セミナーを受ければ、誰でも開始5分で集計表を作れるようになります。

ピボットテーブルを使いこなせば日々の作業が格段にスムーズになりますので、ぜひセミナーをご活用ください。