2019.11.21エクセル

「検索＝VLOOKUP関数」は早計かも！エクセル関数を選ぶ際は使い方を考えて

先日のエクセルセミナーで、20代の男性からこんな相談を受けました。

「売掛の入金チェックをしたいんですが、
上司から『検索なんだからVLOOKUP関数でできるはず』
と言われたんです。
本当にこのやり方が最適なんでしょうか？」

男性の会社では、毎月、請求一覧表が以下のようなデータで届くそうです。

[入金日]に日付が入っていれば、その企業は入金済み。
逆に、日付が入っていなければ、その企業は未入金となります。

この一覧表の中から未入金の会社を検索したい、というのが男性からのオーダーでした。
そのために、上司の方は、VLOOKUP関数を使って計算式を作るようにとおっしゃっています。

さあ、どうでしょうか。

あなたなら、どんな関数を使って計算式を作りますか？

フィルターを使っての手作業抽出は避けましょう

一覧表にフィルターをかけ、手作業で抽出しようと考えた方。

この方法はちょっといただけませんね。

手作業は非効率ですし、うっかりミスを招きかねません。
ミスを防ぐためにも、関数を使って計算式を作るようにしましょう。

それでは、どの関数を使ってどんな計算式を作るのがベストなのでしょうか。

本当に「検索＝VLOOKUP関数」というワンパターンで解決してしまっていいのでしょうか。

もう少し、一緒に考えてみましょう。

VLOOKUP関数は「別の表・シートから必要な情報を参照するときに利用」する関数

入金済みか未入金かの判断基準となるのは[入金日]ですよね。
つまり、[入金日]が入っていない売上先を探せばいいわけです。

探す　＝　検索

たしかに言葉としては「探す」も「検索」も同じ意味でしょう。
しかし、「検索＝VLOOKUP関数」がいつも最適とは限りません。

それは、VLOOKUP関数がどんな関数で、どういう使い方をするのかを考えれば分かります。

=VLOOKUP（検索値, 範囲, 列番号, 検索の型）

基本的に、VLOOKUP関数は、別の表あるいはシートから必要な情報を参照するときに利用します。
1つの表の中で、なにかを探すために使う関数ではないのです。

今回のケースでは「IF関数」こそが最適解

それでは、今回のケースだとどの関数を使って計算式を作るのがベストなのでしょうか。

答えは「IF関数」です。

=IF（論理式, 真の場合, 偽の場合）

IF関数とは、指定した[論理式]をもとに、その結果が真（True）の場合は[真の場合]の値を返し、偽（False）の場合は[偽の場合]の値を返す関数です。

早速計算式を作ってみましょう。

まずは、一覧表に「回収チェック」という列を追加します。
今回は、表の右端（F列）に列を追加しました。

そこに、次のIF関数を入力します。

=IF(E3=””,”未入金”,””)

この計算式の意味は、以下のとおりです。

E3セル（[入金日]の列）の値が空欄だった場合、F3セル（[回収チェック]の列）に「未入金」の値を返す。
E3セルの値が空欄でなかった場合、F3セルは空欄にする。

これを適用した結果、以下のようになりました。