毎月開催しているエクセルセミナーでは、受講してくださった方に毎回アンケートをお願いしています。
その中で、セミナーを受講したいと思ったきっかけを伺っています。
エクセルセミナーを受講しようと思ったきっかけで一番多い回答。
いったい何だと思いますか?
多くの方が「エクセルのスキルアップ」と「自己流からの脱却」を目指している
エクセルセミナーを受講しようと思ったきっかけで一番多いのは、やはり「
エクセルのスキルアップ」です。
これはある程度予想がつきますよね。
では、2番目に多い回答は何だと思いますか?
それは「
自己流から脱却し、ちゃんとしたエクセルスキルを学び直したい」というものです。
エクセルセミナーやパソコン教室などであらかじめエクセルの基礎を学び、そのうえでエクセルを用いた業務に臨んでいる、という方はきっと少ないことでしょう。
業務を進めるなかでエクセルを使う必要を強いられ、先輩からのアドバイスや試行錯誤を経てなんとかエクセルを扱えるようになった。
多くの方が、そうした流れを辿ってきたのではないでしょうか。
パソコン教室などでエクセルの基礎を学べば、エクセルにどんな機能があって、どんなことができるのかを知ることができます。
しかし、このアンケート結果からも分かるように、多くの方が自己流でエクセルを使っています。
もっといいやり方があるんじゃないか。
ちゃんとしたやり方を知れば、今よりずっと効率を改善できるんじゃないか。
だから、私のエクセルセミナーを受けてみようと思った。
このアンケート結果からは、そうした背景が伺えます。
小手先のスキルアップではなく「データ」こそがエクセルの作業効率を左右する
エクセルのスキルをアップし、エクセルの作業効率をあげたい。
業務のなかでエクセルを扱う人なら、きっと誰もがそう望んでいることでしょう。
エクセル作業の効率をあげるために、スキルアップは必須です。
しかし、スキルアップをすればすぐに作業効率もあがるかというと、実はこれには限界があります。
たとえば、エクセルで使える便利なショートカットキーをたくさん覚えた場合。
きっと、ある程度は作業スピードがあがることでしょう。
でも、残念ながら、大幅に改善されるわけではありません。
それでは、エクセル作業の効率を大きく左右するものとは何なのでしょうか。
実は、「データ」なんです。
エクセル作業の際は「価値あるデータ」の作成を心がけましょう
「価値あるデータ」
私のエクセルセミナーを受講してくださった方であれば、必ずこの言葉を耳にしたことでしょう。
エクセルデータは、さまざまな集計・分析に利用されます。
集計や分析を行うためには、共通する項目が必要です。
たとえば「商品名」や「取引先名」などですね。
集計・分析したい項目が、共通する項目に則って入力されていないエクセルデータであれば、集計や分析をすることができません。
たとえば、商品名とメーカー名が一緒になっていたり、取引先名に正式名称と略称が混在していたりしたら……
せっかくの集計結果に誤りが出てしまうのが、目に見えるようですよね。
もし、元となるエクセルデータに入力ミスなどがあれば、さらに集計結果がおかしなことになってしまいます。
「価値あるデータ」とは、標準化されたデータであることです。
一定のルールで入力されたデータ。
同一内容で入力されたデータ。
これが、エクセルの作業効率を大きく上げるための重要なポイントになります。
スキルアップ×標準化=エクセル作業効率アップ
最後に、この記事のタイトルの答え合わせを行いましょう。
「スキルアップ×○○○=エクセル作業効率アップ」
この文章の「○○○」に入るのは、価値あるデータに欠かせない「標準化」です。
スキルアップだけでも、標準化だけでも、エクセルの作業効率を大きく上げることはできません。
この両者を理解し、エクセル作業に取り入れることで、驚くほどエクセル作業をスピードアップできるようになりますよ。