エクセルって難しそうでイマイチよくわからない。そんな悩みを抱えている方はたくさんいます。

エクセルの起動したときの真っ白な画面をみると、ここから何か作るなんて想像もできない。そう思ってしまいますよね。

でも大丈夫です。エクセルの簡単な機能を少し覚えるだけで面倒な単純作業もあっという間に終わるようになります。それでは、一つずつ順に紹介していきます。

 

エクセルは時短の神様！繰り返し作業も簡単に

まず、エクセルはそもそも何のためにあるのかという大前提の部分を紹介します。

エクセルとは何の用途のためのソフトなのかというと、「表計算」を行うためのソフトなのです。

表に打ち込んだ数多くの日付や予算や支出金といった数字などを一括で計算してくれる機能が便利です。

どういうことかというと、一つのマスに数字を打ち込むと先に設定しておいた他のマスにも一気に反映されるようになります。

また、「月、火、水、木、…。」などの面倒な打ち込みもマウス一つで「月」だけ打てば他の曜日も入力できるようになるなど、時間のかかる単純作業を極端に減らせます。

 

エクセルで管理シート｜便利な機能3選

それでは、エクセルで管理シートなどを作る上での便利な機能を紹介していきます。

次から紹介する機能は、先ほど説明した「入力を楽にする」機能の次の段階である「入力したデータを見やすくする」機能です。

これらの機能を使えるようになることで、「エクセルを使える人感」がグッと上がります。

さらに、データが見やすくなることで誰が見てもわかりやすい資料になります。

では早速、その機能を見ていきましょう。

 

表機能｜作り方を覚えればすぐにできる

エクセルにはもともとマス目がついているので、表を作ることに関しては一番使い勝手がいいです。また、簡単に表の中で計算ができます。さらに数字を後々追加しても元の表に反映される、などエクセルならではの機能がたくさんあります。

エクセルの表の作り方自体はメニューバーの「挿入」ボタンや右クリックから簡単に作ることができます。

こういった作業はワードでもできますが、その後の融通が利かない事や計算自体は別で自力で行わないといけないことなどを踏まえると、エクセルが数段優秀です。

 

関数・計算機能｜簡単に複雑な計算が可能

では、次に関数や計算の機能について説明していきます。

この関数・計算を覚えれば「エクセル使い」にほとんどなったといっても過言ではありません。

エクセル画面上部に数式バーと呼ばれる横長の入力枠があります。ここにまず「＝」を入力し、その後に任意の計算式を打ち込むと自動計算してくれるようになります。

例えば、「＝A3+B3+C3」と打ち込んでおくと、そのセルにはA3とB3とC3のセルの数字を足した数が表示されます。

このように、すでに表に存在する数字を足したり引いたり計算することに長けているのがエクセルなのです。

 

グラフ機能｜簡単に見やすいグラフを作れる

エクセルには、さらに便利な機能が存在します。それが「グラフ機能」です。これは、打ち込んである表上の数字を自動的に棒グラフや円グラフ、折れ線グラフにしてくれる機能です。

これにより数字を視覚化することが可能になりますので、感覚的に数字を把握することが可能になります。

表になっているだけでは気が付かない、割合や、月ごとの数字の推移などを把握することが可能になります。

 

便利な小技集｜簡単操作で一気に時短

それでは、次にエクセルを使う上で便利な小技を紹介します。小技といっても使う頻度は圧倒的に多い技ですので、簡単なのでぜひ覚えましょう。

また、これらの機能が使えるようになることで今までよりも圧倒的に早く仕事も終わるようになります。

単純作業による自分へのストレスを減らせますし、事務作業に対して使っていた時間も節約できるようになります。それでは、さっそく紹介していきます。

 

マウスも不要！便利なショートカットキー

まず、便利な機能の代表格として挙げられるのが「ショートカットキー」です。ショートカットキーは有名なコピー「Ctrl+C」や貼り付け「Ctrl+V」の他にもエクセルならではのものがたくさん存在します。

その中でも知っていると意外と便利なものがセルの書式設定を開く「Ctrl+1」やダブルクリックせずに内容を編集できる「F2」などがあります。

他にも、セルを挿入する「Ctrl＋+」(+はShift＋;で入力)やセルを削除する「Ctrl＋-」などがあります。これらのショートカットキーを使うことによってマウスを使うこともなく様々な複雑な行動が一瞬で可能になります。基本的なものだけでもぜひ使ってみてくだい。

 

セルを選択するだけで一気に規則的な表を作れる

先に、キーボードを使った便利な機能を紹介しましたが、次にマウスを使った便利な機能を紹介します。

マウスを使ってセルを選択し、そのまま任意の方向にドラッグを伸ばすことでその方向に連続した日付や規則的な数字を伸ばすことができます。

これによって単調な「1.2.3….」といった連続する数字などを入力する際に役立ちます。

 

エクセルの便利な実用例|データ系は全部お任せ

それでは、ここまでエクセルを使うにあたっての便利な機能を紹介してきました。そしてここからは、エクセルの実際の活用方法について紹介していきます。

具体的な実用法を知ることでエクセルを使った方が便利なシーンがわかってきます。

資料作成を頼まれて、サッとエクセルを起動できれば「かなりできる人」として認識されますよ。それでは、早速実用例を見ていきましょう。

 

タスク管理シート｜クリックだけで入力できる状態に

エクセルの実際の活用方法として、まずは「管理シート」という使い方があります。

こちらは先に表を作って、その後にやるべきタスクや担当者などを打ち込むための表です。

この時に、少し工夫を加えるのであれば、あとから入力するセルに入力する可能性のある名前や選択肢を先に入れおくことで、いざ作業開始というときにクリックするだけで名前などを選択できます。

触ることの多い、仕事のタスクなどの管理シートもエクセルで入力の手間の無いように工夫して使いましょう。

 

データ整理｜並べ替え機能でミスのない並べ替え

次に、データ管理の際に役立つ機能があります。エクセルは元々表を作るためのツールなので、表の中であれば整理整頓が簡単にできます。

特に「並べ替え」機能で、ごちゃごちゃに並んでいる数字などを、自分の表示したい順に並べ替えることができます。

しかも、この並べ替えは数字の大きさなどでの昇順降順以外にも、名前やアルファベット順でも並べることが可能です。

この機能を使って見にくい資料とはオサラバしましょう。

 

エクセルを起動して見やすい資料を作成しよう

ここまでエクセルを簡単に使う方法と、実際の使用例を紹介してきました。

エクセルの得意なことを理解したらグッとエクセルが使いやすくなります。

まずは、自身の仕事のタスクなどを試しにエクセルなどで作ってみてください。今後の作業効率が上がります。